こんにちは、NestクリニックDX研究チームです。皆さんは予約システムと聞いてどのようなものを思い浮かべますか?飲食店や美容室の予約フォームなどでしょうか。実は医療業界にも予約システム導入は広まりつつあり、種類も様々あります。この記事では予約システムの中でも医療業界でよく使用される時間帯予約という管理方法をピックアップし、メリットとデメリットについてご説明します。時間帯予約の特徴を理解して、有効な時間帯予約システム運用につなげましょう。診療予約システムとはクリニック・病院での予約受付を自動化するITツールを、診療予約システムといいます。診療予約システムを導入すると、業務化や集患数増加が期待できることもあり、導入済みや導入の検討をしているクリニック・病院も増えています。クリニック予約システム導入の3つのメリットでは、診療予約システムを導入すると具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。以下では3つご紹介します。1. 電話対応・予約受付業務の負担が軽くなるまず1つ目のメリットは、電話対応や予約受付業務の負担軽減です。診療予約システムを導入すると、スタッフの作業が自動化され、物理的な作業時間の削減やダブルブッキング・予約情報の記入漏れなどの人為的なミス削減につながります。またキャンセル対応も自動化できるため、キャンセル対応にかかる作業と時間の削減と作業中の予約漏れ防止につながります。もしキャンセルになった場合でも、LINE連携ができる診療予約システムであればLINEで患者様と連絡がとれるため、次回の予約促進にもつなげられるでしょう。診療予約システムの導入は業務の負担軽減だけではなく、予約数増加により売上増加も期待できます。2. 24時間いつでも予約可能で、集患に繋がる2つ目のメリットは、集患につながることです。診療予約システムで予約受付をする場合は、診療時間に関わらず24時間ネット上でも予約できるため、予約数増加につながるでしょう。日中は仕事や学校で予約をしにくかった方からの予約もスムーズに受けられます。従来の電話や窓口予約では手が届かなかった対象者を漏れることなく集患できるのです。診療予約システムの普及に伴いネット予約が当たり前になってきているので、今後の集患には24時間ネット上における予約が必須になるでしょう。3. 患者様の満足度向上で再来院率が向上する3つ目のメリットは、患者様の満足度向上です。あらかじめ診療予約システムで予約を受け付けていると、待合室での待ち時間が減り、患者様のストレス緩和や感染症のリスク軽減などにつながります。事前の電話や窓口受付でもあらかじめ時間を定めることは可能ですが、診療予約システムの時間帯予約機能を使用すると一定の時間枠に何名と自動で受け付けてくれるので、人為的なミスもなく来院者数をコントロール可能です。患者様側とクリニック・病院側の双方ともにストレスなく診療を進められると、患者様の満足度向上につながり、再来院いただける可能性も高まるでしょう。クリニック予約システム選びのポイント3選それでは診療予約システム選びに失敗しないための留意点を3つご紹介します。1. 無料トライアルが可能かどうかまずは無料トライアルが可能かどうかチェックしましょう。クリニック・病院によって院内オペレーションが異なるため、該当システムとの相性が良いのか、スタッフとの運用は上手くいくのかなどの判断は実際に導入してみないとできません。WEB上の情報や営業担当者の情報だけでは、不十分なのです。運用がうまくいかない場合には導入後に他社製品に切り替える可能性も出てくるので、無料トライアルの有無の確認は必ず行いましょう。2. サポートが充実しているかどうか次のチェックポイントは、サポート充実度が高いかどうかです。診療予約システムの導入時には、メーカーの違いにかかわらず多くの設定が必要になったり、運用開始後に疑問がでたりしてきます。そのため、ビデオミーティングやチャットでのサポートが充実しているとスムーズに導入から運用までできるでしょう。契約前にサポートの充実度について確認しておくのが、診療予約システム選びで失敗しない秘訣の一つです。3. LINEからの予約受付に対応しているかどうか最後のポイントは、LINE連携している診療予約システムかどうかです。LINEは9,000万人以上のアクティブユーザーがいるコミュニケーションツールで、老若男女問わず浸透しているアプリです。高齢者の方でもLINEだけは使用しているという方がいらっしゃったり、生活の一部になっている方が多いので、プライベート感覚でクリニック・病院に予約ができたり(予約へのハードルが低くなる)、クリニック・病院予約のためにアプリインストールをする必要がなかったりとメリットも多くあります。ただし「LINE連携」といっても、LINEの全ての機能を使いきれない診療予約システムも存在するので、予約時にメールアドレスが必要ないか、リマインド機能が使えるのかなどの確認を行いましょう。LINE連携がスムーズな診療予約システムでは、予約時にログイン操作が不要、リマインドメッセージが自動で届くなど使い勝手が良い構造になっています。予約システムにおける費用対効果の考え方診療予約システムの導入を成功させるためには、価格に対するシステムの機能やサポート体制が見合っているかという費用対効果を考える必要があります。以下で解説していきます。価格帯から見る費用対効果診療予約システムは大きく低価格帯・中価格帯・高価格帯と3つに分けられます。それぞれの価格帯での基本的な機能やサポートについて見ていきましょう。<低価格帯:1万円未満>導入初期のクリニック・病院に適しているものの、長期的な運用を考えると十分な機能がついていない可能性が考えられます。試しに導入してみる場合でも、診療予約システムによっては乗り換えする金銭的・人為的コストが発生する可能性があるでしょう。<中価格帯:1〜3万円>予約機能のみあれば良いと考えられているクリニック・病院には適しているでしょう。一般的に予約に必要な機能は搭載されている可能性が高いです。しかし、集患につながる機能や事前問診などのクリニック・病院のオペレーションをより広く効率化できる機能はない場合がほとんどです。<高価格帯:3万円超>クリニック・病院で使用する予約システムの機能としては十分搭載されています。診療予約だけではなく、決済機能や来院前後の患者様とのコミュニケーション機能やフォロー体制の充実など、患者様の満足度向上やクリニック・病院におけるオペレーションの効率化につながる機能やサポートも十分に期待できるでしょう。クリニック・病院の課題やオペレーションに適した必要な機能は何かを吟味した上で、費用対効果の良い診療予約システムを選べるようになりましょう。プランから見る費用対効果次に、診療予約システムのプラン設計を見ていきましょう。同じ診療予約システムでも、プランが複数用意されている場合があります。例えば1つの診療予約システム内でも、低価格帯のプランであれば機能やサポートが最小限で、高価格帯のプランであれば満足度の高い機能やサポートが期待できるなどです。クリニック・病院の課題に合わせたプランを選ぶのをおすすめします。また、容易にプラン変更ができる診療予約システムを選ぶのも良いでしょう。初めは低価格帯のプランから始めて、院内オペレーションの確立やスタッフとの相性、使用感の確認などを行います。慣れてきたところで、中価格帯や高価格帯などの機能やサポートが充実している上位プランに切り替えていきましょう。徐々にクリニック・病院の業務効率化と患者様の満足度向上につなげていくのです。実際のクリニック予約システムを紹介それでは実際にどんな診療予約システムがあるのかを3つご紹介していきます。予約システム(A社)A社が提供する診療予約システムは診療予約システムの基本機能に加えて、LINE連携によるチャット機能やリマインド機能、自動で会話をしてくれるチャットボット機能を搭載しています。機能が充実していると操作の難易度が上がるイメージがありますが、クリニック・病院側の操作画面上にあるチャット機能からサポートできるので、いたって簡単に操作できます。ビデオミーティングによるサポート体制も適宜受けられるので、診療予約システムの導入が初めての方から導入初期や運用初期フェーズなど煩雑になる段階でも安心して相談可能です。無料トライアル期間も3週間あり、導入前に自医院に適した診療予約システムかどうかも判断できるので試してみる価値はあるでしょう。予約システム(B社)B社が提供する診療予約システムは、クリニック・病院で一般的に使用されている一定の時間枠に何名の来院を受付けるのかを決める時間帯予約システム方式ではなく、何時〜○○様といった形でパズルのように空いた時間に受け付けていく時間予約システム方式です。このような時間予約システムの場合は、厳密に時間が決まっているため診療にかかる時間が一定である診療科におすすめです。また、オプションでLINE連携による予約受付対応やメール・電話でのサポート体制が整っています。LINE連携があると老若男女が時間に捉われずに予約できる、メール・電話でのサポート体制があると不明点や運用がうまくいかないときに相談できるメリットがあります。予約システム(C社)C社が提供する診療予約システムは、時間帯予約方式、時間予約方式、順番予約方式とクリニック・病院で使用される3つの予約方式全てが搭載されています。院内ディスプレイにおけるデザインやチェックイン機能のカスタマイズなど、各クリニック・病院の課題や特徴に合わせて柔軟に対応できるのがメリットです。オプションでLINE連携が可能ですが、チャット機能やチャットボット機能などはないので受付機能のみ使用できます。無料トライアルがあるものの、カスタマイズ機能は対象外です。なのでカスタマイズ機能を想定されている場合は、導入して確かめる必要があるでしょう。まとめ診療予約システムにはメーカーによって種類や価格帯、プラン、機能サポートなどが異なります。導入する前にクリニック・病院の課題に合っているのか、費用対効果はどうなのかなどしっかりと吟味して選ぶのがおすすめです。診療予約システムを活用できる確率を上げて、業務効率化や集患につなげましょう。クリニック経営の課題を解決するなら"Nest診療"株式会社ボットロジーは、医療機関向けにLINEを活用した予約管理システム「Nest診療」を提供しており、すでに500件以上の医療機関に導入いただいています。 「Technology Partner」として、医療機関の業務効率化と体験の向上に向けたソリューションの開発・提供を行い、課題解決をサポートしてまいります。診療の効率化や再診率の向上などのクリニック経営の課題をLINEを使って解決したいと考えている医療機関様は、ぜひ"Nest診療"をご検討ください。