順番予約システムとは、患者が事前に順番を予約し、リアルタイムで待ち状況を確認できるシステムです。これによって、多くの医療機関が”院内での待ち時間の短縮”と”業務の効率化”を実現しています。ここで、順番予約システムの流れを簡単に説明します。来院前にアプリやウェブサイトを通じて順番を予約自宅や外出先等、院内以外で自分の診察が何番目なのかを確認メールやアプリの通知次第、来院院内のディスプレイを確認し、呼び出されたら診察開始このように、患者が来院を検討する瞬間から実際に来院し診察を開始するまでの流れを構造化しインターネット上で確認できるようにしたのが、順番予約システムといえます。順番予約について詳しい説明はこちら順番予約システムのメリットと限界では次に、実際に順番予約システムを導入することで、どのような効果が見込めるのかについて説明します。順番予約システムのメリット公平性の確保患者目線、番号順に診察されることが視覚的に伝わるため、公平感があり安心して診察を待つことができます。院内での待つ時間の改善患者が何番目に診察されるのかを把握することができます。したがって、院内以外で待つことが可能になります。その結果、院内で待つ時間・院内で待つ人数を削減できます。受付業務の効率化受付業務が効率化され、スタッフの負担を軽減できます。特に、オンラインでの予約が可能な場合、電話や窓口対応の負担が減少します。混雑の緩和院内の混雑が緩和され、感染症リスクの低減にもつながります。導入しやすい患者が番号順に診察を受けるというシンプルで理解しやすいのが順番予約の特徴です。したがって、院内ルールをあまり変えることなく、簡単に導入することができます。このように、順番予約システムは比較的導入しやすく、一定の効果も見込めることがわかると思います。しかしながら、どのシステムにも限界があるように、順番予約システムにも限界があります。順番予約システムの限界どのくらい待つのかがわからない患者目線、自分の順番がいつくるのかの目安が分からないために、実際時間に比べて待ち時間を長く感じることが知られています。患者が不在だった時の問題予約した患者が呼び出し時にまだ到着していないといった状況が起こります。その際に、順番を前後したり、予約をキャンセルしたりといったルールを設立・浸透していないと、患者の不満につながります。潜在的な患者の離脱予約のタイミングで、待っている人数や待ち時間を見て受診を諦める患者が生まれます。これによって、潜在的な患者を獲得することができず、集患に影響を及ぼします。時間帯予約システムと順番予約システムの比較これまで、順番予約の特徴と強み・限界について紹介してきました。ここでは、順番予約と同様、医療機関で多く採用されている時間帯予約と比較することで、どのような医療機関にはどっちの予約が合うのかについて説明していきたいと思います。時間帯予約について詳しい説明はこちらまず、簡単に時間帯予約のメリットとデメリットを紹介します。時間帯予約メリット診察開始時間の目安がわかるため、患者はそれに合わせて来院することができ、結果的に待合室の混雑を解消することができる予約受付人数に余裕を持たせることで、飛び込みの患者にも柔軟に対応できるデメリット直接来院の方が多いと、その枠を確保することが困難になることがある予約した時間通りに診察を進行しないと、患者の不満につながる順番予約と時間帯予約の選択は、クリニックの特性や患者のニーズによって異なります。以下に、それぞれの予約方式に適したケースを分析してみましょう。順番予約に適したケース順番予約に適しているクリニックは以下のものが挙げられます。緊急性の高い診療科の場合急な症状で来院する患者が多い診療科では、順番予約が適していると考えられます。というのも、これらの診療科では予定を立てにくいために、来院順に診察することが効率的だと言えます。混雑が予測しづらい場合患者の来院パターンが不規則で、混雑状況を予測しにくいクリニックも同様に、予定を立てにくいと考えられます。したがって、順番予約の方が柔軟に対応できると言えます。診察が短時間で終了する場合比較的短時間で診察が終わる診療科では、順番予約でも待ち時間の管理がしやすく、より多くの患者を診療することできます。時間帯予約に適したケース高齢者や慢性疾患患者が多い場合定期的な通院が必要な患者が多い診療科では、診療時間の予測が容易であるため、診療スケジュールを立てることが可能です。また、飛込みの患者の割合が比較的少ないため、スケジュール通りに診察することも難しくありません。そのため、時間帯予約に適していると言えます。混雑時間帯が予測可能な場合混雑する時間帯として開院時や夕方が挙げられます。これらの患者の心情として、「どの時間帯でも並ぶのであれば、長引いても良いように早めに並びたい、仕事が終わった夕方に並びたい」が挙げられます。このように、他の時間帯が空いていることを知らない患者が同一時間に患者が集中すると考えられるため、時間帯予約を導入することで、その混雑を効果的に分散させることができます。長時間の診察や検査が必要な診療科婦人科や精神科など、1人あたりの診察時間が長い診療科では、時間帯予約を使うことで効率的な診療スケジュールを組むことができ、患者の待ち時間を減らすことができます。一部のクリニックでは、時間帯予約と順番予約を併用するハイブリッド方式を採用しています。↓具体的な例前日までの予約を時間帯予約で受付け、当日予約の患者は順番予約で受け付ける一般診療は順番予約、特定の診療メニューは時間帯予約にするなど、メニューごとで分ける初め導入障壁の低い順番予約を導入し、段階的に時間帯予約に変更していくただし、ハイブリッド方式は運用が複雑になる可能性があります。したがって、それぞれの短所と長所、そして医療機関の特徴を吟味して、慎重に検討する必要があります。結論最適な予約方式の選択は、クリニックの特性、患者層、診療科の特徴などを総合的に考慮して決定する必要があります。また、導入後も患者の反応や運用効率を観察し、必要に応じて予約メニューを再考したり、時間帯予約に切り替えたりなど調整を行うことが重要です。クリニック経営の課題を解決するなら"Nest診療"株式会社ボットロジーは、医療機関向けにLINEを活用した予約管理システム「Nest診療」を提供しており、すでに500件以上の医療機関に導入いただいています。 「Technology Partner」として、医療機関の業務効率化と体験の向上に向けたソリューションの開発・提供を行い、課題解決をサポートしてまいります。診療の効率化や再診率の向上などのクリニック経営の課題をLINEを使って解決したいと考えている医療機関様は、ぜひ"Nest診療"をご検討ください。