こんにちは、ボットロジークリニックDX研究チームです。徐々に医療業界でも普及してきた診療予約システムですが、特に初めて利用される方は何を基準で選ぶべきか判断が難しいでしょう。そこで今回は診療予約システムの6つの選び方について解説していきます。診療予約システムとは診療予約システムとはクリニック・病院の予約受付を効率化してくれるシステムです。導入するとWeb予約ができるため電話や窓口予約にかかる作業が割愛される、電話や窓口対応している間にくる予約の機会ロスをなくせるなどのメリットがあります。他業界ではWeb予約は一般化しており、医療業界でも徐々に広がってきています。時間帯予約とは時間帯予約とは一定の時間帯に複数人の受付をする予約受付方式をいいます。例えば10:00~10:30の30分予約幅を取り3名受け付けるなどです。1日に複数の患者様を診察する場合やワクチン・慢性疾患などの来院予定を立てやすい診療の場合に適しています。診療予約システムの比較ポイント診療予約システムにはいくつか種類があります。以下では選ぶポイントを6つご紹介します。無料トライアルの有無クリニック・病院のオペレーションに適した診療予約システムであるかを購入前や契約前に知る必要があります。また導入して効率化できるのではなく、導入後の運営が大切です。そういった理由から事前にトライアルを行えるのかを確認するのが望ましいでしょう。もし無料トライアルできない製品を導入し後で不適用が発覚した場合、初期費用分の経費がかさんでしまいます。無料トライアルがあると経費が無駄にならず効果的に利用できるのです。アップデートの頻度と質アップデートの頻度が高く性能が良い診療予約システムを選びましょう。ITシステムにおいては驚異的なスピードで新技術が登場します。以前は情報管理のためのシステムを院内に置く必要がありましたが、現在の主流はクラウド型です。今後も快適にシステム利用をするためには、クリニック・病院や患者様からのフィードバックをできるだけ早く対応できるような高頻度かつ高品質のアップデートが必要になるのです。初期費用・月額費用初期費用無料で月額利用料が適切なものがおすすめです。初期費用の高い製品は導入後のサポートやアップデートなどの開発よりも、売る側面が強くなりやすいです。またもし導入後に自医院に合わないことがあると初期費用分の経費がかかってしまいます。一方、月額利用料が低すぎるとサポート面に不安がある恐れがあります。そういった点から、初期費用無料で月額利用料が適切なものを選びましょう。機能の充足度クリニック・病院の診療運営体制に合わせた機能が充実しているかを確かめましょう。トライアルで導入した際に、自医院に必要な設定をすべて行うと確実です。導入後に機能不足が発覚すると乗り換えをする、導入を取りやめるなどの事例も少なくありません。使用頻度が低い設定も実際に使用しておくと安心です。サポート方法マニュアルだけでなく、ビデオミーティングやチャットなどでサポート体制があるのかも重要な判断基準となります。クリニック・病院で診療予約システムを導入して運営していく段階になると疑問点などが生じてきます。その際にマニュアルしかないと解決できずに結果導入を取りやめるケースが実際に存在します。契約前に必ずサポート体制について確認しましょう。LINEとの連携LINEは毎日9,000万人の国内ユーザーが存在しており、クリニック・病院の集患にも影響してきます。LINE対応があると患者様と密なコミュニケーションが取れたり、リマインド機能が使えたり、HP経由のWeb予約で発生するログインの手間が省けたりとメリットがあります。そのため診療予約システムはLINE対応しているかの確認が必須です。代表的な診療予約システム3選実際にクリニック・病院で使われている診療予約システムにはどのようなものがあるのでしょうか?ここでは、代表的な診療予約システムを3つ取り上げます。診療予約システムA診療予約システムAはLINEを活用した製品です。クリニック・病院のLINE公式アカウントを患者様に友だち登録してもらうことで、患者様を囲い込みができます。診療予約以外にもチャット機能などを用いた患者様との深い関わり合いを維持し、自医院をかかりつけ医院として通ってもらうことが期待できます。他の製品よりもクリニック・病院から患者様に働くかけやすい診療予約システムと言えるでしょう。診療予約システムB診療予約システムBは順番予約をメインとして利用される製品です。患者様の来院順に診療へ案内し、円滑に診療を進められるよう手助けしています。新型コロナウイルス流行後はコロナワクチン接種に合わせ、時間帯予約のシステム開発も進められました。順番予約と時間帯予約を組み合わせてよりスムーズな診療案内が期待できるでしょう。診療予約システムC診療予約システムCはクリニック・病院に合わせたカスタマイズ性が特徴の製品です。この製品の提供会社はインターネット予約の普及以前から自動音声による予約システムを開発してきました。20年間クリニック・病院に特化した予約システムを開発・提供している、実績のある会社と言えるでしょう。診療予約システムの機能を徹底比較ここでは、先ほど挙げた診療予約システムA・B・Cの機能の比較をしていきます。診療予約の基本機能は3社とも充実まずクリニック・病院で診療予約を受け付けるための基本機能は3つとも充実しています。3つの診療予約システムいずれも予約枠の作成、予約確認、キャンセル・予約変更対応を不自由なく設定・運用可能です。自医院の既存スタッフや院内業務を鑑みて、最も適したシステムを選びましょう。クラウド vs オンプレミス どちらを選ぶ?診療予約システムを選ぶ際、そのシステムがオンプレミス型かクラウド型かは1つの指標になるでしょう。オンプレミスとは、システム運用上で必要なソフトウェア・ハードウェアを自社で保有・管理する運用形態のことで、オンプレミス型のシステムではクリニック・病院にサーバー機器や業務用アプリケーションなどの設置が必要です。一方クラウドとは、インターネットなどのネットワーク経由でサービスを提供する形態のことで、クラウド型のシステムでは実際のソフトウェア・ハードウェアがなくても院内にインターネット環境があれば利用できます。先ほど挙げた診療予約システムではAとBがクラウド型、Cがオンプレミス型です。それぞれの特徴を理解して自医院に合った方を選びましょう。複数台PC・タブレット対応はクラウド型システムが便利クラウド型のシステムはChromeやMicrosoft EdgeなどのWebブラウザ上で動くWebアプリケーションを利用するため、複数台のPC・タブレットから予約システムへアクセス可能です。一方オンプレミス型のシステムでは専用のソフトウェアが必要です。市販のPC・タブレットで使えないこともしばしばあり、診療予約システムCはタブレットに対応していません。同時に多くのスタッフで情報共有したい場合、クラウド型の診療予約システムがおすすめです。初期コスト・運用コスト面もクラウド型システムが優勢クラウド型のシステムは院内にインターネット環境があればすぐに利用開始できるため、初期コストを安く抑えられます。また専用アプリケーションやサーバー機器が不要なため管理コストもかかりません。一方オンプレミス型のシステムでは、導入初期に院内サーバー機器の構築が必要で初期費用が高額になることも多いです。院内サーバー機器や専用アプリケーションの保守運用コストがかかるという側面もあるのです。診療予約システムのサポートを徹底比較ここでは、先述した診療予約システムA・B・Cのサポート面に関して比較していきます。気軽に相談できるチャットサポートが便利システム運用の中で不明点が生じた際、気軽に相談できるかどうかは診療予約システムの使いやすさにつながります。チャットが普及してきた現在、メールよりもチャットでのやり取りの方が楽に感じる方が多いのではないでしょうか。診療予約システムAはサポートスタッフと24時間いつでもチャット相談でき、3つのシステムの中では最も気軽に相談可能なサポート体制があると言えるでしょう。ビデオミーティングでのサポートは操作がわかりやすい電話サポートはクリニック・病院がシステム運用していくうえで重要ですが、診療予約システムの操作には複雑なものも多いです。口頭では上手く伝えるのが難しい管理画面上の操作でも、ビデオミーティングを利用すれば簡単に解決できます。ビデオミーティングによるサポートでシステム運用上の課題を効率良く解決しましょう。導入初期のサポートは3社手厚いシステム導入を決定すると、初期設定や院内体制の構築を開始する必要があります。現状の院内業務を分析してシステム運用に最適な院内体制の模索が重要です。導入初期のサポートに関しては診療予約システム3つとも充実しており、訪問やビデオミーティングを行っています。診療予約システムのLINEとの連携を徹底比較ここでは、LINEとの連携という観点から先述した診療予約システムA・B・Cを比較していきます。診療予約システムA診療予約システムAはLINEを活用したシステムです。ここでは、LINEの機能を活かした特徴を4つ解説します。LINEからの予約送信はログイン不要診療予約システムAではクリニック・病院のLINE公式アカウントを友だち登録し、トークルームから予約にアクセスします。多くのシステムではログイン時にIDとパスワードが必要ですが、診療予約システムAではLINEとの連携によりログイン操作が不要です。また初回予約時に正しいユーザーかを確認する「認証」操作も、電話番号などの情報を入力せずともボタンを押すだけで完了します。LINEチャットボットに24時間相談可能診療予約システムAはLINEチャットボット機能を搭載しており、患者様からのよくある質問やお知らせ情報の登録が可能です。クリニック・病院のスタッフが簡単に情報編集できるため、HP編集のように余分なコストがかかりにくいという特徴があります。患者様からブロックされないように、新しい有用な情報発信の継続が重要なのです。自動リマインド・リコールメッセージ送信可能診療予約システムAでは予約確定前後に自動メッセージを送信することで、患者様に予約確定を確実に認知してもらうようにしています。他にも予約前日や直前に問診表の記入催促や予約忘れ防止のリマインド機能、来院後一定期間経過後の来院催促メッセージ自動送信機能など、患者様の来院離れを減らすために役立つ機能が搭載されています。管理画面上から個別チャット可能クリニック・病院側のシステム管理画面にはLINEのトークルームが再現されており、そこから患者様に対してメッセージを送信可能です。確定予約確認画面からメッセージ送信やイレギュラー対応、来院催促など個別の柔軟な対応ができます。また電話でのリアルタイムのやり取りが必要だった業務が、チャットにより時間の融通が利くようになることで、業務の効率化にもつながるのです。診療予約システムB診療予約システムBは順番予約メインのシステムです。クラウド型のシステムとしてLINEと連携しているか見ていきましょう。LINE連携機能は確認できない診療予約システムBの公式情報からはLINE連携についての機能は確認できませんでした。診療予約システムBは専用のモバイルアプリを提供しており、このアプリを通じて患者様とやり取りができます。LINEよりは一般に普及していないため、アプリのインストールを億劫に感じる患者様も一定数いることでしょう。しかし患者様がアプリを取得さえしてくれれば、LINEと同等の効果を期待できます。診療予約システムC診療予約システムCはクリニック・病院に合わせたカスタマイズ性が売りの製品です。LINEがどのような形で活用されているかを見ていきましょう。LINEから予約画面に遷移可能診療予約システムCではLINE公式アカウントのトーク画面から予約画面に遷移できます。診療予約システムAと異なり、LINEログインを使用せずLINEのトーク画面上にWeb予約画面を表示させているだけなので、患者様は予約時に毎回ログインが必要です。予約確定時のLINEメッセージ送信診療予約システムCでは予約確定時にLINEでメッセージ送信できます。しかし患者様とのテキストでのやり取りはメールがメインなので、あくまでLINEは補助的な利用に過ぎず診療予約システムAよりLINEの機能を活用できていません。LINE連携型診療予約システム「Nest診療」の魅力Nest診療は株式会社ボットロジーが提供する、LINEを活用した診療予約システムです。Nest診療を利用すれば、患者様との密接な関係をより簡単によりスムーズに構築できます。LINEの機能を活かしたNest診療の魅力を4つ見ていきましょう。LINEからの予約送信はログイン不要Nest診療ではクリニック・病院のLINE公式アカウントを友だち登録し、トークルームから予約にアクセスします。多くのシステムではログイン時にIDとパスワードが必要ですが、Nest診療ではLINEとの連携によりログイン操作が不要です。また初回予約時に正しいユーザーかを確認する「認証」操作も、電話番号などの情報を入力せずともボタンを押すだけで完了します。LINEチャットボットに24時間相談可能Nest診療はLINEチャットボット機能を搭載しており、患者様からのよくある質問やお知らせ情報の登録が可能です。クリニック・病院のスタッフが簡単に情報編集できるため、HP編集のように余分なコストがかかりにくいという特徴があります。また患者様からブロックされないように、有用な新情報発信の継続も重要です。自動リマインド・リコールメッセージ送信可能Nest診療では予約確定前後に自動メッセージを送信することで、患者様に予約確定を確実に認知してもらうようにしています。他にも予約前日や直前に問診表の記入催促や予約忘れ防止のリマインド機能、来院後一定期間経過後の来院催促メッセージ自動送信機能など、患者様の来院離れを減らすために役立つ機能が搭載されています。管理画面上から個別チャット可能クリニック・病院側のシステム管理画面にはLINEのトークルームが再現されており、そこから患者様に対してメッセージを送信可能です。確定予約確認画面からメッセージ送信やイレギュラー対応、来院催促など個別の柔軟な対応ができます。また電話でのリアルタイムのやり取りが必要だった業務が、チャットにより時間の融通が利くようになることで、業務の効率化にもつながるのです。まとめ今回は機能やサポート体制など診療予約システムを比較する際のポイントに沿って、それぞれの診療予約システムを比較してきました。システム選択時はその診療予約システムの特徴を見極め、多くの製品と比較しながら自医院の運用に適しているかを十分吟味しましょう。クリニック経営の課題を解決するなら"Nest診療"株式会社ボットロジーは、医療機関向けにLINEを活用した予約管理システム「Nest診療」を提供しており、すでに500件以上の医療機関に導入いただいています。 「Technology Partner」として、医療機関の業務効率化と体験の向上に向けたソリューションの開発・提供を行い、課題解決をサポートしてまいります。診療の効率化や再診率の向上などのクリニック経営の課題をLINEを使って解決したいと考えている医療機関様は、ぜひ"Nest診療"をご検討ください。